Seit 15 Jahren verdiene ich mein Brot mit IT Projekten, Outsourcing, Insourcing, IT Strategien und IT Betrieb. Vom internationalen Grosskonzern bis zum kleinsten Ein-Mann KMU war alles dabei. Kurz: 15 Jahre gepflastert mit erfolgreichen und weniger erfolgreichen IT Unterfangen, mit sparsamen und ausufernden IT-Budgets. Mit diesem Artikel versuche ich die wichtigsten fünf Empfehlungen zusammenzufassen, die meiner Erfahrung nach für die Kosteneffizienz in der Praxis entscheidend sind.

1. Keine Verantwortung den Freaks und Geeks!

Diese Spezies kennen sie bestimmt auch. Menschen, die Technologie lieben, deren Leidenschaft es ist, die letzte technische Raffinesse aus einem Produkt oder einer Lösung herauszukitzeln. Typischerweise sind diese Personen sehr belesen – sie lieben es in Fachmagazine, Internetforen und anderen Quellen den neuesten Trends nachzugehen. Im Unternehmen sind sie oft Helfer für alle möglichen technischen Fragen und Hürden. Das ist auch der Grund, warum diese Personen im Unternehmen oft eine Beeinflusser- oder gar Entscheider-Rolle innehaben.
Diese Leute sind sehr wertvoll -nur dass wir uns nicht falsch verstehen.  Allerdings habe ich zu oft miterlebt, dass Geek-Entscheider die letzten 20% aus einer Lösung herausholen wollen. Diese letzten 20% schlagen leider mit ca. 80% der Kosten zu buche. Geek-Entscheider legen dabei ihren Fokus auf technische Funktionalität und High-End – der Geschäfts-Nutzen wird dabei oft beiseite gelassen oder bestenfalls herbeigeredet.

Meine Empfehlung: Setzen sie Ihre Freaks dort ein, wo sie am meisten Nutzen stiften – bei der Umsetzung von Teilprojekten mit klar vorgegebenem Rahmen – sie werden überrascht sein, dass diese Leute das Ziel oft übertreffen.
Überlassen sie aber die IT-Entscheide den Leuten, die ihr Geschäft weiterbringen können.

2. Beziffern Sie Ihre Kosten (auch die versteckten)

Das Kosten- Nutzenverhältnis der IT ist ein wesentlicher Erfolgsfaktor von vielen Unternehmen. Um das Kosten-/Nutzenverhältnis beurteilen zu können muss man sich zuerst Klarheit über die IT Kosten verschaffen. Auf die Frage, was die IT Kosten eines Unternehmens sind, halten die meisten KMU’s nur eine unvollständige Antwort bereit. Wissen die meisten Verantwortlichen sehr genau, wieviel Geld sie an Beschaffung und Unterhalt ausgeben, werden die internen IT Kosten (oder auch versteckten Kosten) oft übersehen oder nicht erfasst.
Haben sie in ihrem Unternehmen die Kosten der Zeit erfasst, die eine Mitarbeiterin pro Tag verliert, weil ein von Hand aufgezeichneter Zeitrapport hundert mal pro Tag doppelt erfasst werden muss?
Haben sie die Kosten der Arbeitszeit des Mitarbeiters erfasst, der intern die IT Verantwortung trägt?
Haben sie die Leerläufe von internen IT-Teams (Meetings, unnötiger Koordinationsaufwand, Einführung von Prozessen, die das Geschäft nicht weiterbringt) in ihre IT Kosten eingerechnet?

Die Antwort auf diese Fragen werden mit allerhöchster Wahrscheinlichkeit oft mit nein beantwortet. Aber warum nur? Diese Aufwände sind normalerweise doch sehr hoch.
Nun, ich glaube, dass diese Kosten oft nicht beziffert werden, weil die präszise Messung in der Praxis oft nicht möglich ist.

Trotzdem meine Empfehlung: Beziffern sie ihre internen und versteckten IT Kosten. Treffen sie bei nicht messbaren Aufwänden Annahmen und rechnen sie diese hoch. Nur, wenn sie ihre Kosten kennen, können diese auch intelligent optimiert werden.

3. Definieren Sie Ihre Kernkompetenzen und 4. legen sie anschliessend ihre Sourcing-Strategie fest

Was Walter Martini in seinem Gastbeitrag ausführt, kann ich voll unterstützen. Ich habe in der Praxis sehr viele Unternehmen gesehen, die die Frage nach ihrer Kernkompetenzen nicht beantwortet haben.
Unternehmen, die die Frage nach der Kernkompetenz nicht schlüssig beantwortet haben, neigen dazu, sich zu breit aufzustellen und Strukturen aufzubauen, die nicht kosteneffizient sind.

Konkret: Unternehmen deren Kernkompetenz NICHT die IT ist und die sich trotzdem darin versuchen, ihre eigene Informatikabteilung zu betreiben.
Just vor vier Monaten habe ich mit einem Beratungs- und Treuhandunternehmen (40 Mitarbeiter) einen Outsourcingvertrag abgeschlossen. Sie hatten eine eigene, kleine IT Abteilung mit zwei Personen unterhalten. Der CEO dieses Unternehmens hat nach 3 Jahren erkannt, dass dieses Modell ein unnötiger Kostentreiber ist.
Speziell herausfordernd und kostentreibend war die Führung der internen IT Abteilung, da die IT-Fachkompetenz der Führungskraft nicht ausreichend war und dies zu Ineffizienzen geführt hat. Durch die Beantwortung der Frage nach der Kernkompetenz hat das Unternehmen abgeleitet, dass ein Outsourcing der IT Abteilung die kosteneffizienteste Lösung ist.
Selbstverständlich kann die Beantwortung der Frage nach der Kernkompetenz auch umgekehrt ausfallen. Nur habe ich in der Praxis mehr Situationen angetroffen, wie die des obengenannten Treuhand- und Beratungsunternehmens.

Meine Empfehlung: Legen sie fest, ob die IT eine Kernkompetenz ihres Unternehmens ist oder nicht. Falls diese Frage mit nein beantwortet wird, ist ein Outsourcing der IT die kosteneffizienteste Lösung.

5. Arbeiten Sie mit IT Leuten, die bewiesen haben, dass sie ein Geschäft weiterbringen können

Die Marketing- und Verkaufsunterlagen von IT-Dienstleistern und Softwareherstellern sind voll davon: Versprechen, wie sehr sich diese “Business-Spezialisten” um ihr Geschäft kümmern. Die Realität in der Praxis sieht aber oft anders aus. IT Unternehmen (ja, ich weiss, dass ich mir jetzt selbst keinen Gefallen tue;-) sind viel öfter “Business-Verhinderer” oder “Business-Verkomplizierer” als “Business-Unterstützer”.
Offen gesagt ist es auch enorm herausfordernd mit IT Lösungen einen Geschäfts-Vorteil für den Kunden herauszuholen. Zu weit entfernt sind die Gedankengänge und Mechanismen von IT Spezialisten und die Erfolgsfaktoren eines Unternehmens. Das musste ich schon oft am eigenen Leibe erfahren.
Es ist wie so oft im Leben: Es gibt viele, die das Maul im Vorfeld sehr weit aufreissen und dann im Nachgang wenig bis gar nichts liefern, da die Substanz fehlt.

Daher meine Empfehlung: Arbeiten Sie nur mit IT Leuten, die nachweislich bewiesen haben, dass sie die Kompetenz besitzen, ein Unternehmen wirklich weiter zu bringen – vermeiden sie Marktschreier ohne Substanz.

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