Als Projektverantwortlicher für eine Unternehmung mit ca. 250 Mitarbeitenden durfte ich das ambitionierte Projekt begleiten und verantworten. Das Unternehmen entschied sich von der herkömmlichen IT in eine KMU Cloud zu wechseln. Zusätzlich und gleichzeitig führten wir für unseren Kunden auch noch eine virtuelle, outgesourcte Telefonanlage (PBX) und eine neue ERP-Lösung für 32 Arbeitsplätze ein. Das ganze Paket haben wir als Stichtag-Einführung umgesetzt. 

Unsere Ziele:

• Die Reduktion der TCO (Total Cost of Ownership). Absolut planbare Kosten ohne grossen Investitionsbedarf.
• Interne Mitarbeiter von EDV-Aufgaben befreien und damit mehr Zeit für die Kernaufgaben zu haben.
• Wechsel auf eine zukunftsgerichtete Lösung, welche absolut skalierbar ist und die Kosten für einen zusätzlichen Arbeitsplatz auf ein Minimum begrenzen.
• Erhöhte Datensicherheit. Immer auf dem neusten Stand d.h. keine aufwändigen Evaluationen mehr.

Die Herausforderungen/Stolpersteine:

Kleinigkeiten/Details:

Da diverse Digitalkameras im Umlauf waren, die geschäftsmässig gebraucht wurden (Bilder von Objekten wurden regelmässig geschossen und anschliessend abgelegt), hatten wir anfangs Schwierigkeiten mit der Integration dieser Kameras. Dies lag nicht daran, dass es keine technische Lösung dafür gab – nein, wir hatten dieses Detail schlichtweg vergessen. Dies verursachte zu Beginn eine kleine Unzufriedenheit bei den Benutzern, da sie auf diese gewohnte Funktionalität eine gewisse Zeit warten mussten.
Daher meine Lektion: Vorgängig auch darauf achten, dass auch Details abgeklärt werden.

Internetleitung:

Anfangs haben wir zu wenig Gewicht auf die Internetleitung gelegt. War diese Leitung vor der Einführung relativ irrelevant, ist diese in einer Cloud Lösung doch sehr zentral und sogar business-kritisch. Wir haben im Projekt nachträglich eine IPSS-Swisscom Mietleitung aufgeschaltet, da unsere Internetleitung vom örtlichen Kabelnetzbetreiber weder vom upstream noch von der Verfügbarkeit tauglich war. Wir hatten in der Anfangsphase Situationen, wo die Internetleitung nicht verfügbar war oder einen Unterbruch hatte – dies hatte immer einen Arbeitsaufsfall zur Folge. Auch die Geschwindigket der Leitung liess zu wünschen übrig, was zu gewissen Wartezeiten führte.
Den Aspekt der Internetleitung haben wir in der Retrospektive viel zu wenig gewichtet. Nach Einführung der professionellen Mietleitung hatten wir all diese Sorgen los und konnten die Vorteile der Cloud Lösung voll ausnutzen.

Deklaration von Änderungen im Vorfeld:

Wir haben durch die KMU Cloud Lösung diverse administrative Verantwortungen an unseren IT Partner ausgelagert. Dies hat natürlich auch zur Folge, dass die Prozesse geändert werden müssen. Ein prominentes Beispiel ist die Anpassung von Druckerzuweisungen oder etwa Installation von zusätzlicher Software. Um diese Anpassungen vornehmen zu können, muss der Auftrag an den Support unseres IT Partners gegeben werden (was ja eigentlich sehr bequem ist – aber eben doch eine Änderung des Prozesses darstellt). Diese Prozess-Änderungen würde ich unbedingt sehr klar und optimalerweise mehrfach im Vorfeld den Mitarbeitern erklären.

Professionelle Betreuung des Veränderungsprozesses:

Wir haben uns für eine Cloud Lösung entschieden, weil wir Änderungen und ein konsequentes Outsourcing der IT umsetzen wollten. Diese Änderungen sind teilweise auch bei den Benutzern spürbar. Daher mein Rat: eine nahe und professionelle Betreuung dieses Veränderungsprozesses ist unabdingbar, damit die Benutzer diese Änderungen auch sehr leicht gemacht werden. Den Benutzer im Vorfeld zu involvieren bringt oft sehr viel mehr Geduld bei der ersten Zeit der Einführung.

Häppchenweise Veränderungen durchführen:

In unserem Fall haben wir den Karren etwas überladen. Eine gleichzeitige Einführung einer neuen ERP Lösung, einer neuen Telefonanlage und einer exclusive Cloud Lösung würde ich so nicht mehr durchführen. Es kommen einfach zu viele Punkte und Schnittstellen zusammen, die Probleme verursachen können. In Zukunft würde ich folgendermassen Priorisieren und sequentiell einführen: 1. Exclusive Cloud Lösung als Basis, 2. Telefonie, 3. ERP

Fazit:

Trotz Stolpersteinen und Lektionen, die wir gelernt haben, hat sich für uns diese Entscheidung gelohnt. Hatten wir zu Beginn noch einige Schwierigkeiten zu bewältigen, können wir heute nach über einem Jahr Betrieb die Früchte ernten, die wir gesäht haben. Unsere Ziele wurden schlussendlich alle erreicht.

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über den Gast-Autor:

André Mettler ist Inhaber der Mettler Consulting GmbH. Er ist seit Januar 2006 in der Beratung von inhabergeführten KMU tätig. Dies insbesondere in den Bereichen Strategieentwicklung und -umsetzung, Projektmanagement, Personalrekrutierung sowie Coaching von Inhabern und Verwaltungsräten. Vor seiner Selbständigkeit war André Mettler Mitinhaber und Geschäftsführer eine Unternehmung im Baunebengewerbe mit 180 Mitarbeitenden. Damit kennt er die praktischen Anforderungen  seiner Kunden und kann eine optimale Betreuung dieser sicherstellen.

André Mettler